Las 3 Dimensiones, Tecnología, Arquitectura y Ciclo de Vida de la Gestión por Procesos.

Tecnología

Las herramientas tecnológicas incorporan una gran variedad de funcionalidades con las que se puede llevar a cabo:

• Una clara identificación de todos los procesos
• Generación de fichas de procesos.
• Incorporación de información relacionada a los procesos
• Una relación entre los procesos, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.
• Un control de cómo están funcionando los procesos así como del rendimiento de los mismos, gracias a los indicadores de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Una conexión de cada uno de los procesos con el resto de áreas que integran el Sistema.
• Vinculación del logro de los objetivos con los diferentes procesos y planes de acción.
• Disposición en todo momento de un conocimiento de todos los procesos gracias a los indicadores.

De este modo,  mediante la automatización de la gestión por procesos según la norma ISO 9001:2015, las organizaciones pueden tener un mayor control de todo su funcionamiento, viéndose así mejorada la eficiencia de las mismas, al tiempo que contribuye a la obtención de, las tan deseadas, ventajas competitivas.

Dicha automatización requiere una previa identificación de todos los procesos, a fin de localizar los procesos clave del negocio de cada organización, siendo éstos objeto de la automatización.

Arquitectura

La arquitectura de procesos tiene el objetivo de garantizar que una empresa automatice sus procesos de negocio. Se puede decir que la arquitectura de procesos es la definición general de todo un sistema de procesos.

La intención que se tiene al utilizar una buena arquitectura BPM es mejorar la gestión procesos y por consiguiente, optimizar los resultados. Además, es necesario que la arquitectura del proceso contenida en la herramienta de BPM utilizada permita una amplia posibilidad de personalización del sistema empleado, para satisfacer las características específicas de cada organización.

En este contexto, debemos entender que la arquitectura BPM debe contener características que atiendan a todo el ciclo de vida de la gestión de procesos, de una manera amplia, desde su modelado, hasta el monitoreo. Vea todos los pasos de este ciclo:

Etapas del ciclo de procesos que se deben cumplir en la arquitectura BPM:

• Modelar los procesos
• Modelar los datos
• Definir el formulario
• Definir las reglas de negocio
• Definir los participantes
• Definir las integraciones
• Simular los procesos
• Ejecutar los procesos
• Monitorear los procesos

Ciclo de vida BPM dividido en fases (definición – implementación – evaluación)

BPM utiliza metodológicamente un ciclo de vida, que ha evolucionado del de simple mejora continua de procesos.

Se puede apreciar que hay una disgregación por fases, todas ellas gobernadas por una alineación e integración con la Estrategia Empresarial. Se realiza una mejora continua enfocada en aquellos procesos que aporten valor al cliente y al negocio, para la concreción y cumplimiento de los objetivos estratégicos e indicadores de negocio definidos en la planificación.

Existen ciertas variaciones del ciclo según los autores más prestigiosos, pero la mayoría coincide en una esquematización iterativa en 3 Etapas centrales, con 2 subfases principales dentro de ellas, como se muestra en la siguiente figura:

Principales fases generales del Ciclo de Vida BPM y sus actividades

Definición, Objetivos, Beneficios y Limitaciones de la Gestión por Procesos.

Definición

La gestión por procesos puede definirse como una forma de enfocar el trabajo, donde se persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos. Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso y como tal, hay que gestionarlo.

Objetivos

el principal objetivo de la Gestión por Procesos es aumentar los resultados de la Organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus usuarios. Además de incrementar la productividad a través de:

• Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado).
• Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo).
• Mejorar la calidad y el valor percibido por los usuarios de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador.
• Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el usuario (ej.: Información).

Beneficios

Pueden beneficiarse de la gestión por procesos todo tipo de organizaciones y se identifican las principales ventajas que se obtienen como:

• Aporta una nítida visión global de la organización y de sus relaciones internas.
• Una organización gestionada por procesos tiene más flexibilidad que una basada en jerarquías.
• Dado que los procesos son transversales y afectan a diferentes unidades organizativas, se favorecen las interrelaciones entre las personas.
• Se establecen responsables de cada proceso. Todas las personas de la organización conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cómo contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.
• Permite que no se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio de una parte de la organización, sino buscando el beneficio común.
• Permite una optimización del uso de los recursos y, en consecuencia, una reducción y optimización de los costes operativos y de gestión.
• Los procesos se miden; se establecen objetivos e indicadores para cada uno de ellos.
• Entre las medidas que se analizan es muy importante el grado de satisfacción del cliente. La organización se orienta así a satisfacer las necesidades de los clientes.
• Se promueve la mejora continua de los procesos. Se detectan ineficiencias, debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de manera rápida y metódica, reduciendo los riesgos.

Limitaciones

Las principales desventajas de la gestión por procesos tienen que ver con una inadecuada preparación. Si no se tiene claro lo que se desea lograr, no se realiza un adecuado mapeo o no se hace un seguimiento que respalde las iniciativas de mejora del negocio, la adaptación al nuevo enfoque no habrá servido.

Además de este inconveniente, la gestión por procesos, en la práctica, conlleva algunos contras, como:

• La comprensión limitada de los procesos existentes, ya que el factor humano suele quedar fuera y es una variable que condiciona los resultados.
• Puede suceder que los empleados no hagan el seguimiento de los procesos o no se adapten al sistema, una vez implementado.
• En ocasiones, el fracaso llegará cuando no se cuente con el suficiente apoyo de las partes interesadas, que dificultará alcanzar el objetivo de mejorar el negocio.

Origen y Evolución de la Gestión por Procesos

Origen

La gestión por procesos es una forma inteligente de compenetrarse con la competitividad e innovación organizacional, estableciendo para ello, estrategias con base a diferentes dinámicas proactivas que enriquecen la administración. A finales del siglo XX, se empieza a utilizar la administración por procesos, como un resultado de la necesidad de excelencia de las organizaciones.

La metodología BPM nace amparada por las grandes corporaciones en los Estados Unidos y pronto se traslada a Latinoamérica y a Europa.

El objetivo de estas compañías es muy claro, se ha conseguido automatizar la toma de datos de los procesos (incluso los transversales) a través de aplicaciones como el ERP o similares, pero no logran controlar la información crítica de los mismos:

• Quién es el responsable del proceso.
• Dónde se encuentra parado un proceso.
• Porqué , cómo y cuando se arranca un proceso.
• Que ocurre cuando alguien no cumplimenta algún dato de un proceso
• Cómo, cuando y a quién se avisa cuando no se cumple un plazo en una actividad.
• Cómo interactúan los procesos entre sí.

La gestión por procesos genera un valor agregado sobre los resultados organizacionales, al mismo tiempo que disminuye la repetitividad y variabilidad en los servicios a los clientes, tanto internos como externos de la administración.

Evolución

Dado que la gestión por procesos es un propuesta administrativa, su evolución histórica se encuentra relacionada con la historia de la administración en su permanente búsqueda de la forma mas eficiente y eficaz de lograr los objetivos de una organización.

los primeros años del siglo XXI vinieron a denominarse como flujos de trabajo, business intelligence, modelado de procesos o gestión de caso han pasado a integrarse en una solución única conocida como BPMS o Business Process Management Software.

El BPMS es una plataforma sofisticada de carácter global. No en vano, a menudo recibe el nombre de suite, debido a las múltiples herramientas que brinda (diseño, simulación, monitorización, inteligencia de negocio,…).

El objetivo de los BPMS no es otro que posibilitar que los gestores del negocio sean capaces de analizar desde la pantalla de su ordenador el funcionamiento interno de la organización, comprobar los niveles de productividad y realizar los cambios oportunos de una manera ágil e inmediata.