Modelos y metodologías como: Modelo Ciclo de Deming (PHVA)

El PHVA es un enfoque de gestión simple e iterativo para probar cambios en procesos o soluciones a problemas, e impulsar su optimización continua a través del tiempo. 

Está diseñado para completarse y repetirse en reiteradas ocasiones. Su diseño y su lógica pueden observarse en otros enfoques de gestión de calidad relacionados con la producción, como, Kaizen y Six Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.

• Planear: Comprender el estado actual y el estado deseado. El propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo medir tu progreso hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro, ya que se basa en lo que intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de distintas maneras. Algunas personas suelen dividirlo en pasos intermedios adicionales, algo que ya hacen otros procesos como DMAIC. Si deseas aprovechar una oportunidad, tu planificación debe enfocarse en los procesos o acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder con un plan. En cualquier caso, el uso de datos, ya sean provenientes de procesos preexistentes o del análisis de ciclos PHVA anteriores, te ayudará a formular una hipótesis o un plan de acción.

• Hacer: El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento: no es el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Por lo tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. No debe verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos u operaciones de su equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar datos e información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas del proceso.

• Verificar: Examinar si los cambios o soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos y metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para ver si se realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito, y qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.

• Actuar: Debemos haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados producto, proceso o problema resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.

¿Por qué deberías utilizar el PHVA?

En esencia, el PHVA proporciona un enfoque estandarizado y una filosofía guía para que los miembros del equipo y los empleados resuelvan problemas y mejoren su trabajo continuamente.

El motivo principal es que el ciclo PHVA o "Planear, hacer, verificar y actuar" es un proceso simple, directo e intuitivo que las personas pueden adoptar e implementar en su trabajo. Esto no solo ha hecho que persista en el mundo del trabajo, sino que también ha hecho que se extienda por todas las industrias y en la mente de las personas. Si bien requiere cierto grado de aceptación de parte de tus colegas para que funcione en equipos, la simpleza del PHVA hace que sea fácil incorporarlo a tu cultura organizacional y a tus procesos generales.

Si bien la aplicación de algunos enfoques de gestión y resolución de problemas puede requerir de mucho tiempo y recursos, la adaptabilidad del PHVA hace que se pueda aplicar en la gran mayoría de los casos. Si deseas mejorar constantemente tus procesos de trabajo o los de tu equipo, el PHVA es una buena opción. Sin embargo, el enfoque metódico e incremental del PHVA implica que los cambios suceden gradualmente. Por lo tanto, podría no ser adecuado si tu organización tiene una emergencia o un problema urgente con un proceso. De la misma manera, si deseas ver cambios rápidos en el rendimiento y los resultados, el PHVA podría no ser lo que buscas. La fortaleza del PHVA está en su capacidad de identificar continuamente los problemas para luego refinar y encontrar los métodos óptimos. Es poco probable que solucione un problema o cambie el rendimiento después de una sola iteración.