Las 3 Dimensiones, Tecnología, Arquitectura y Ciclo de Vida de la Gestión por Procesos.

Tecnología

Las herramientas tecnológicas incorporan una gran variedad de funcionalidades con las que se puede llevar a cabo:

• Una clara identificación de todos los procesos
• Generación de fichas de procesos.
• Incorporación de información relacionada a los procesos
• Una relación entre los procesos, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.
• Un control de cómo están funcionando los procesos así como del rendimiento de los mismos, gracias a los indicadores de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Una conexión de cada uno de los procesos con el resto de áreas que integran el Sistema.
• Vinculación del logro de los objetivos con los diferentes procesos y planes de acción.
• Disposición en todo momento de un conocimiento de todos los procesos gracias a los indicadores.

De este modo,  mediante la automatización de la gestión por procesos según la norma ISO 9001:2015, las organizaciones pueden tener un mayor control de todo su funcionamiento, viéndose así mejorada la eficiencia de las mismas, al tiempo que contribuye a la obtención de, las tan deseadas, ventajas competitivas.

Dicha automatización requiere una previa identificación de todos los procesos, a fin de localizar los procesos clave del negocio de cada organización, siendo éstos objeto de la automatización.

Arquitectura

La arquitectura de procesos tiene el objetivo de garantizar que una empresa automatice sus procesos de negocio. Se puede decir que la arquitectura de procesos es la definición general de todo un sistema de procesos.

La intención que se tiene al utilizar una buena arquitectura BPM es mejorar la gestión procesos y por consiguiente, optimizar los resultados. Además, es necesario que la arquitectura del proceso contenida en la herramienta de BPM utilizada permita una amplia posibilidad de personalización del sistema empleado, para satisfacer las características específicas de cada organización.

En este contexto, debemos entender que la arquitectura BPM debe contener características que atiendan a todo el ciclo de vida de la gestión de procesos, de una manera amplia, desde su modelado, hasta el monitoreo. Vea todos los pasos de este ciclo:

Etapas del ciclo de procesos que se deben cumplir en la arquitectura BPM:

• Modelar los procesos
• Modelar los datos
• Definir el formulario
• Definir las reglas de negocio
• Definir los participantes
• Definir las integraciones
• Simular los procesos
• Ejecutar los procesos
• Monitorear los procesos

Ciclo de vida BPM dividido en fases (definición – implementación – evaluación)

BPM utiliza metodológicamente un ciclo de vida, que ha evolucionado del de simple mejora continua de procesos.

Se puede apreciar que hay una disgregación por fases, todas ellas gobernadas por una alineación e integración con la Estrategia Empresarial. Se realiza una mejora continua enfocada en aquellos procesos que aporten valor al cliente y al negocio, para la concreción y cumplimiento de los objetivos estratégicos e indicadores de negocio definidos en la planificación.

Existen ciertas variaciones del ciclo según los autores más prestigiosos, pero la mayoría coincide en una esquematización iterativa en 3 Etapas centrales, con 2 subfases principales dentro de ellas, como se muestra en la siguiente figura:

Principales fases generales del Ciclo de Vida BPM y sus actividades