Documentación de procesos

¿Qué es la documentación de procesos?

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto del proceso. Un negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito, puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los empleados y directores.

La documentación de procesos es un mapa de ruta para la organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.

Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan hacia un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados involucrados.

En el mundo de hoy, los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Hay muchas cosas que compiten por su atención: ellos exigen información intuitiva y basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

¿Cuál es el objetivo?

La documentación de procesos consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de procesos de forma proactiva puede:

• Eliminar errores
• Reducir el tiempo empleado en tareas
• Disminuir los costos
• Reducir los recursos asociados a las tareas
• Mejorar la eficiencia
• Mejorar la calidad general
• Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

Beneficios y usos

• Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.
• Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.
• Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa.
• Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.
• Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a quién contactar en el caso de que haya problemas.
• Mejora la seguridad.
• Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones externas, y se apoye la diligencia debida.
• Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados.
• Ofrece contexto a los proyectos individuales.
• Fomenta el debate sobre los procesos actuales.
• Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.