Definición, Objetivos, Beneficios y Limitaciones de la Gestión por Procesos.

Definición

La gestión por procesos puede definirse como una forma de enfocar el trabajo, donde se persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos. Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso y como tal, hay que gestionarlo.

Objetivos

el principal objetivo de la Gestión por Procesos es aumentar los resultados de la Organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus usuarios. Además de incrementar la productividad a través de:

• Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado).
• Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo).
• Mejorar la calidad y el valor percibido por los usuarios de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador.
• Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el usuario (ej.: Información).

Beneficios

Pueden beneficiarse de la gestión por procesos todo tipo de organizaciones y se identifican las principales ventajas que se obtienen como:

• Aporta una nítida visión global de la organización y de sus relaciones internas.
• Una organización gestionada por procesos tiene más flexibilidad que una basada en jerarquías.
• Dado que los procesos son transversales y afectan a diferentes unidades organizativas, se favorecen las interrelaciones entre las personas.
• Se establecen responsables de cada proceso. Todas las personas de la organización conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cómo contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.
• Permite que no se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio de una parte de la organización, sino buscando el beneficio común.
• Permite una optimización del uso de los recursos y, en consecuencia, una reducción y optimización de los costes operativos y de gestión.
• Los procesos se miden; se establecen objetivos e indicadores para cada uno de ellos.
• Entre las medidas que se analizan es muy importante el grado de satisfacción del cliente. La organización se orienta así a satisfacer las necesidades de los clientes.
• Se promueve la mejora continua de los procesos. Se detectan ineficiencias, debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de manera rápida y metódica, reduciendo los riesgos.

Limitaciones

Las principales desventajas de la gestión por procesos tienen que ver con una inadecuada preparación. Si no se tiene claro lo que se desea lograr, no se realiza un adecuado mapeo o no se hace un seguimiento que respalde las iniciativas de mejora del negocio, la adaptación al nuevo enfoque no habrá servido.

Además de este inconveniente, la gestión por procesos, en la práctica, conlleva algunos contras, como:

• La comprensión limitada de los procesos existentes, ya que el factor humano suele quedar fuera y es una variable que condiciona los resultados.
• Puede suceder que los empleados no hagan el seguimiento de los procesos o no se adapten al sistema, una vez implementado.
• En ocasiones, el fracaso llegará cuando no se cuente con el suficiente apoyo de las partes interesadas, que dificultará alcanzar el objetivo de mejorar el negocio.