Fase IV: Desarrollo del Plan de Acción (Actuar)

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una hoja de ruta que ayuda a lograr metas y objetivos. 

Consejos para desarrollar planes de acción

Incluir los tres elementos vitales. Los planes de acción por lo general incluyen “qué”, “quién” y “cuándo”. Y definir las medidas que tomará el programa para lograr sus metas y objetivos (el “qué”), las personas responsables (el “quién”) y las fechas de cumplimiento (el “cuándo”). Sobre todo, los planes de acción destacan el "porqué" de la meta de un programa. Las investigaciones nos animan a destacar el "porqué" en la planificación e inspirar a otros a trabajar en conjunto para poner en práctica los planes y lograr las metas.

Agregar otros ingredientes. Los ingredientes adicionales pueden ser, entre otros, cómo medirá el avance, su fuente de evidencia o datos, los lugares para las actualizaciones de estado trimestrales, las fuentes de financiamiento y los recursos necesarios.

Considerar qué acciones son secuenciales y cuáles no lo son. Algunas acciones se deben realizar en orden cronológico porque una acción específica se debe completar antes de que se realice la próxima. 

Usar la "planificación, realización y revisión". Muchas personas están familiarizadas con el proceso de "planificación, realización y revisión". Este concepto es igualmente útil para un plan de acción. Un plan de acción debe ser un documento vivo, que se revisa y actualiza trimestralmente, a lo menos, como parte del proceso de supervisión continua del programa. Este proporciona un mapa pactado y claro para que todos lo sigan. Revisar regularmente su plan ofrece oportunidades para identificar los detalles positivos, celebrar los logros grandes y pequeños a lo largo del camino y considerar cómo estos éxitos pueden informar sus iniciativas en otras áreas de su programa. Es además, una oportunidad para perfeccionar y modificar sus estrategias si considera que no están funcionando, lo cual ofrece la oportunidad de realizar una autoevaluación anual más sólida y fundamentada.

Al comprender las metas, los objetivos, los resultados, el progreso y los planes de acción, usted puede llevar a cabo en forma más eficaz su plan de cinco años. Pensar en las metas desde la perspectiva de un panorama general le permite prever los desafíos esperados, y esto, a su vez, le permite predecir mejor los resultados esperados. 

Video de que es un plan de acción, características, estructura y ejemplo.

Fase III: Propuesta de Mejora (Verificar)

Propuesta de Mejora

Con las propuestas mejoras se ofrecen soluciones a problemas como por ejemplo en el caso que se describe, la reducción de productos defectuosos, que a su vez genera una consecuencia positiva de ahorro en materias primas, y que beneficia a producir solo lo necesario. Una empresa que soluciona sus problemas y que obtiene un rendimiento en sus finanzas y mejora su producción buscar competir en los mercado lo cual es de vital importancia para la subsistencias de las organizaciones.

Por ello es importante no solo buscar mejorar en una sola área de la empresa, si no trabajar de manera conjunta para tener la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa. Se requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización. 

La identificación de las oportunidades de mejora, es la base para poder administrar los esfuerzos de solución en la empresa, permitiendo focalizar y priorizar las acciones pertinentes.

En la presentación del modelo se plantea la siguiente priorización de problemas identificados comúnmente en las para PYMEs.

1. Capacitación y reconocimiento de los empleados.
2. Planificación estratégica.
3. El sistema de gestión no considera el trabajo en equipo, como un elemento de aumento de la calidad y productividad.
4. Liderazgo y apoyo de la alta administración en actividades de fomento de la calidad
5. Ejecución y diseño de los trabajos deficientes.
6. Servicios de manutención y garantía.
7. Incumplimiento en plazos de entrega de los productos y servicios.
8. No existen medidas de prevención, reducción y control de residuos contaminantes. 

Ejemplo de propuesta de mejora en el proceso de enchapado para mejorar la productividad de una empresa.

Fase II: Análisis de la Situación Actual (Hacer)

Análisis de la Situación Actual

Investigación formativa, también llamada análisis de la situación, recaba información y datos necesarios para planificar los programas e iniciativas. También puede describir las necesidades de la comunidad o población, los factores que ponen en riesgo a las personas, el contexto en el cual funcionará el programa (político, ambiental, social, cultural, económico, institucional), así como qué recursos hay disponibles, y qué intervenciones se están implementando actualmente y quién lo hace.

Esta información es fundamental en la fase de planificación y debería ser recabada antes o durante el desarrollo del marco de monitoreo y evaluación de un programa.

El análisis de la situación se trata de una revisión detallada de la situación en sí, y permite la comprensión de muchos factores contextuales, tales como:

• Fortalezas y debilidades de los servicios disponibles.

• Leyes, políticas y planes existentes para abordar este problema.

• Recursos disponibles para abordar este problema.

• Conocimiento, actitudes y prácticas de actores clave en diferentes sectores y en la comunidad

• Sistemas de justicia formales e informales, resolución de conflicto y liderazgo.

• Oportunidades de capacitación y desarrollo de capacidades para oficiales clave en los sectores de seguridad/policía, justicia y salud (oficiales del deber).

• Actores de la sociedad civil y del gobierno/interesados que trabajan en el tema.

• Existencia y funcionamiento de respuestas coordinadas o referencias a servicios.

Video explicativo del análisis de la situación actual

Fase I: Identificación de Problemas y Concepción del Proyecto (Planear)

Planificar

Consiste en entender el problema/oportunidad, desglosarlo y definir los objetivos. Además debe definirse su correspondiente método para llevarlos a cabo. También en esta etapa es importante incluir un análisis de causa raíz. En definitiva, de esta manera nos asegurarnos que los objetivos estarán bien enfocados.

Ciertamente aquí es muy necesario contar con un equipo de trabajo multidisciplinario. Sobre todo para poder analizarlo de forma integral. Así podremos minimizar el sesgo natural de cuando pensamos de antemano que conocemos la raíz de una problemática.

Se identifica cuáles son aquellas actividades de la organización susceptibles de mejora y se fijan los objetivos a alcanzar al respecto. La búsqueda de posibles mejoras se puede realizar con la participación de grupos de trabajo, escuchando las opiniones de los trabajadores, buscando nuevas tecnologías, entre otros procedimientos.

Identificar un problema consiste en darse cuenta de que existe y que podemos darle una solución.

Podemos detectar nosotros el problema (percatándonos de situaciones que podríamos mejorar), o puede ser el resultado de una propuesta. En cualquier caso no basta con detectarlo, sino que debemos enunciarlo correctamente.

Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio. Además, es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el análisis de datos.

Video de ejemplo de planeación de proyecto

Medición y control de procesos

La medición y el control de procesos son fundamentales para generar, en definitiva, los mejores resultados posibles en lo que toca a la utilización de recursos, máquinas, performance, rentabilidad, protección medioambiental y seguridad, entre otros, en una unidad productiva y sobre todo si es que se busca automatizar los procesos.

Seguimiento y medición

Con la identificación, selección, clasificación, diseño y documentación adecuada de los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, coherentes con su planeación estratégica, una organización solo tiene un punto de partida que puede orientarla para medir su desempeño y obtener información oportuna para encausar la mejora continua.

El seguimiento, medición, análisis y revisión de los procesos debe ser monitoreada por indicadores que brinden información de cómo está resultando su efectividad de acuerdo al resultado o estado deseado; según criterios de medidas de referencia predeterminados que digan si el proceso está comportándose óptimamente o críticamente. 

La medición de los procesos debe ser una actividad más del día a día dentro de las empresas, como lo es la gestión de stock o la de ventas y distribución.

¿Qué es la medición de procesos?

La medición de procesos es una actividad que no aporta valor por sí misma, sino que debe ir acompañada de unos objetivos bien definidos y un plan, al cual deben ajustarse las acciones que ponga en marcha la empresa. Todo ello, sin perder de vista cómo evoluciona el negocio y cómo lo hace la industria a la que pertenece.

Mediante una revisión exhaustiva de los procesos, las empresas pueden:

• Definir con exactitud lo que estás haciendo actualmente.
• Identificar las áreas de fortaleza y debilidades del negocio.
• Determinar soluciones futuras bien definidas.

Control de procesos

El Control de los procesos nos asegura que cumplamos con los parámetros de operación para lograr los resultados esperados, es decir que se cumplan con las especificaciones del cliente tanto en costo como en eficacia.

Es sin duda la forma más eficaz para evitar y disminuir las fallas, errores y defectos en los procesos y productos y asegurar la satisfacción final de los clientes.

La esencia del control de proceso, es mantener bajo control la variabilidad que se presentan en todos los procesos y que generan desviaciones en el resultado final de cada proceso.

Una herramienta de gestión clave para el control de los procesos es el plan de seguimiento y medición, documento que forma parte de la caracterización de los procesos. Cada proceso debe contar con un plan de seguimiento y medición para su control.

Para realizar el plan de seguimiento y medición se debe partir de las actividades de cada proceso. Recuerde que en la caracterización de cada proceso se deben haber definido los objetivos y los resultados (salidas) del proceso y sus correspondientes indicadores.

Documentación de procesos

¿Qué es la documentación de procesos?

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto del proceso. Un negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito, puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los empleados y directores.

La documentación de procesos es un mapa de ruta para la organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.

Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan hacia un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados involucrados.

En el mundo de hoy, los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Hay muchas cosas que compiten por su atención: ellos exigen información intuitiva y basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

¿Cuál es el objetivo?

La documentación de procesos consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de procesos de forma proactiva puede:

• Eliminar errores
• Reducir el tiempo empleado en tareas
• Disminuir los costos
• Reducir los recursos asociados a las tareas
• Mejorar la eficiencia
• Mejorar la calidad general
• Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

Beneficios y usos

• Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.
• Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.
• Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa.
• Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.
• Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a quién contactar en el caso de que haya problemas.
• Mejora la seguridad.
• Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones externas, y se apoye la diligencia debida.
• Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados.
• Ofrece contexto a los proyectos individuales.
• Fomenta el debate sobre los procesos actuales.
• Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.

Propuesta de la implementación del modelo de gestión por procesos del negocio

Desarrollo de la metodología para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración.

1. Condiciones previas

2. Etapa I: Preparatoria

3. Etapa II: Diagnóstico e Identificación de procesos

1. Identificación de los procesos.

2. Elaborar el Mapa de Procesos actuales. (Proceso de Nivel 0)

3. Describir los Procesos actuales.

i. Contenido del Manual.

a. Diagrama de bloques.

b. Ficha del proceso de nivel 1, 2, hasta el penúltimo nivel. (Tabla N° 14)

                              c. Ficha del procedimiento para cada proceso del nivel N.

                              d. Diagramas de Flujo de cada procedimiento.

                    ii. Aprobación de los Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos.

4. Etapa III: Mejora de los procesos

Ejemplo de manual de gestión de procesos y procedimientos para el restaurant chifa Panda 

Descargar documento 

Rediseño de procesos

El rediseño de procesos de negocio se trata de resolver, cómo mejorar los procesos existentes. El mejor escenario posible es la reducción de costes y la mejora de la productividad mediante el cambio y la actualización.

¿Cómo gestionar con éxito el rediseño de su proceso de negocio?

Establecer metas claras

El propósito del diseño es lograr objetivos concretos. La forma de tramitarlos es importante, pero solo después de que haya establecido el resultado. De esta forma, puede garantizar que todas las tareas se dirijan hacia el mismo resultado.

Identifique cada proceso de negocio y priorícelos

Realizar un seguimiento de todos sus procesos puede conllevar mucho trabajo, pero es básico contar con una lista clara y actualizada de los mismos. Sin saber en todo lo que está trabajando, es imposible realizar un verdadero cambio dentro de la organización. 

Un flujo de trabajo

En lugar de separar las actividades nuevas y los cambios en un flujo independiente, intégrelos en el flujo de trabajo. El desarrollo y la mejora de los procesos de negocio consisten en la racionalización y la consolidación de todas las actividades empresariales.

Esto también se aplica a los trabajadores autónomos y contratistas. En el lugar de trabajo actual, es probable que trabaje con oficinas o activos independientes de todo el mundo. No los trate como recursos externos; se les debe considerar iguales a los empleados regulares en plantilla.

Comience con la intención de seguir con un único flujo de trabajo.

Dar poder a las personas que controlan los procesos

Esto es muy simple. Dar a las personas que llevan a cabo los procesos el poder de tomar decisiones con respecto a ellos. Crear un único sistema de aprobación siempre que sea posible.

Capturar información una vez 

Los proyectos de rediseño de procesos de negocio satisfactorios son claros, concisos y controlados. Atraen la experiencia de personas de todo el negocio para desarrollar procesos que se basan en la realidad y no en la teoría corporativa, que a pesar de tener buenas intenciones está desconectada de la realidad. La mayor parte de esto es esencial para obtener la idea de aprendizaje continuo para todos los empleados en todos los niveles de la empresa.

Modelos y metodologías como: ISO 9001:2015

La ISO 9001:2015 es un modelo de gestión y de mejora de la organización, además de colocar la visión del riesgo en el centro del sistema de calidad. Es un marco excelente para el éxito del negocio y para la satisfacción del cliente.

¿Cómo implementar la norma ISO 9001 2015 de forma exitosa en su empresa?

Compromiso de la alta dirección

El compromiso de la alta dirección es necesario no solo porque la norma lo exige como requisito, sino porque de esto dependen todos los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para llevar el proyecto hasta su culminación. El compromiso de la alta dirección se refleja en la expedición de la política de calidad, la comunicación de ella a los trabajadores y la socialización de los objetivos y las metas que las empresas quieren conseguir.

Conformar un equipo de trabajo

Durante una etapa temprana, la implementación solo exige el compromiso de la alta dirección y algunas personas claves que trabajen como gestores. Una vez que el proyecto avanza es necesario designar un equipo completo de implantación:

• Representante de la administración
• Coordinadores
• Supervisores
• Representantes de todas las áreas de la organización
• Alguien dedicado al registro de todo el acontecer durante la implantación del Sistema de Gestión de Calidad

Evaluación del estado inicial

El paso procedente es evaluar el estado inicial de la empresa y establecer si lo poco o mucho que se haya realizado puede ser aprovechado.

El plan de implantación y su documentación

Una vez que la empresa ha evaluado su situación inicial, deberá abordar un plan de implantación documentado. Este plan exige la identificación y descripción de procesos necesarios para que el sistema cumpla con todos los requisitos del estándar ISO 9001 2015. El plan deberá incluir la asignación de responsabilidades, cronograma de actividades y tiempos límite para el cumplimiento de los objetivos.

Desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

La documentación es el punto de inconformidad por excelencia en las empresas que emprende el camino de implantar ISO 9001 2015. La implantación del Sistema de Gestión de Calidad permite a las empresas descubrir que su documentación era inadecuada o en ocasiones, ausente. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad deberá incluir declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad, además del manual de calidad y los procedimientos debidamente registrados, de tal forma que se garantice el cumplimiento de lo planificado en el punto anterior.

Control de documentos

Una vez que se genera la documentación necesaria, es preciso crear un sistema que permita el control de los documentos. El control siendo un medio para gestionar la creación, aprobación, distribución, revisión, almacenamiento, modificación y eliminación de los diferentes documentos que se tramiten en la empresa.

Modelos y metodologías como: Modelo Six Sigma y Modelo EFQM

¿Qué es Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma es una metodología de mejora de procesos (process improvement), que busca establecer herramientas estadísticas y análisis de datos para una aplicación práctica en los proyectos de mejora de la calidad de los procesos. Su objetivo es lograr una mejora continua, competitividad y satisfacción del cliente, reduciendo la variabilidad de los procesos, mediante un enfoque proactivo: el DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar).

¿En qué consiste el Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma es una metodología cuyo objetivo es mejorar los procesos, con el propósito de incrementar la rentabilidad y productividad de estos.

El proyecto Six Sigma busca reducir la variabilidad de los procesos. Para ello, emplea una serie de herramientas estadísticas. Así, da prioridad a los requisitos del cliente. Según su filosofía, todo proceso se ha de ajustar a dichos requerimientos. Si no lo hace, son fallos que pulir.

De este modo, la metodología de Lean Six Sigma se concreta en eliminar los aspectos que impidan o dificulten el ajuste del producto a los requisitos del cliente. Reduce, así, sus defectos en la entrega final.

¿Qué características tiene Six Sigma?

Lo más destacado es:

• Se implementa una estructura de entrenamiento.
• El enfoque que se aplica es proactivo.
• Se emplea una metodología estructurada con diversos instrumentos.
• Se enfoca mediante variables clave dentro de un proceso.
• La máxima es trabajar con características críticas de la calidad.
• La calidad se obtiene en proceso y no en inspecciones.
• Las salidas del proceso dependen de las entradas.

¿Cómo funciona el Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma emplea la metodología Six Sigma y una conjugación de herramientas Lean y estadísticas.

El método DMIAC

El acrónimo DMIAC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) marca el rumbo del funcionamiento del método. Con esta sucesión de pasos se consigue una mejora:

1. Definir: El problema, el valor para el cliente, el equipo y el proyecto. Así, se trata de encontrar el problema o defecto concreto y validarlo al tiempo que se definen los participantes del programa.
2. Medir: Hace alusión al rendimiento y responde a la pregunta de qué se necesita para mejorar. Consiste en mapear el proceso y determinar la fiabilidad de los datos. Se quiere encontrar una solución de mejora.
3. Analizar: Identificar fuentes de variación y causas raíz. Se centra en los procesos y los factores de influencia. El objetivo es poder cambiar las causas.
4. Mejorar: Se trata de hacer cambios para incrementar el rendimiento.
5. Controlar: Se asegura de establecer controles para el mantenimiento de las mejoras realizadas. Se deben tomar las medidas imprescindibles para garantizar la continuidad de la mejora. De esta forma, se valora tanto la satisfacción del cliente como el término económico.

¿Qué es el modelo EFQM?

El modelo EFQM, como modelo de calidad total, es un modelo de excelencia, que todo tipo de organizaciones pueden utilizar y aplicar. La gestión de este modelo se realiza por procesos y se apoya en la participación de todos los miembros de la organización, teniendo en cuenta aspectos éticos y sociales.

• Para implantarlo, requiere del compromiso y liderazgo de la dirección del centro donde se vaya a implantar y la participación e implicación de todos los miembros de la organización.

• El modelo EFQM es un modelo basado en la autoevaluación.

• Permite a cualquier tipo de organización realizar un análisis objetivo, riguroso y estructurado de la actividad y los resultados que está obteniendo dicha organización, y así permite elaborar un diagnóstico de su situación.

¿Cómo llevar a cabo la autoevaluación?

La autoevaluación en sí es un proceso de trabajo en equipo, en el que de una forma objetiva, rigurosa y estructurada se reflexiona sobre las actividades y los resultados de una organización, en la que se utilizan como referencia los 9 criterios de los que consta el modelo EFQM, para elaborar posteriormente planes para la mejora continua de la organización.

Por cada uno de los subcriterios que componen el modelo, la organización identificará al menos 2 cosas: puntos fuertes y áreas de mejora. Los puntos fuertes son los aspectos que se hallan mejor desarrollados en la organización, y las áreas de mejora, los aspectos débiles de la gestión de la organización y, por tanto, susceptibles de mejora.

Modelos y metodologías como: Modelo Ciclo de Deming (PHVA)

El PHVA es un enfoque de gestión simple e iterativo para probar cambios en procesos o soluciones a problemas, e impulsar su optimización continua a través del tiempo. 

Está diseñado para completarse y repetirse en reiteradas ocasiones. Su diseño y su lógica pueden observarse en otros enfoques de gestión de calidad relacionados con la producción, como, Kaizen y Six Sigma.

¿Cómo funciona el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.

• Planear: Comprender el estado actual y el estado deseado. El propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo medir tu progreso hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro, ya que se basa en lo que intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de distintas maneras. Algunas personas suelen dividirlo en pasos intermedios adicionales, algo que ya hacen otros procesos como DMAIC. Si deseas aprovechar una oportunidad, tu planificación debe enfocarse en los procesos o acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder con un plan. En cualquier caso, el uso de datos, ya sean provenientes de procesos preexistentes o del análisis de ciclos PHVA anteriores, te ayudará a formular una hipótesis o un plan de acción.

• Hacer: El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento: no es el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Por lo tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. No debe verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos u operaciones de su equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar datos e información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas del proceso.

• Verificar: Examinar si los cambios o soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos y metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para ver si se realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito, y qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.

• Actuar: Debemos haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados producto, proceso o problema resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.

¿Por qué deberías utilizar el PHVA?

En esencia, el PHVA proporciona un enfoque estandarizado y una filosofía guía para que los miembros del equipo y los empleados resuelvan problemas y mejoren su trabajo continuamente.

El motivo principal es que el ciclo PHVA o "Planear, hacer, verificar y actuar" es un proceso simple, directo e intuitivo que las personas pueden adoptar e implementar en su trabajo. Esto no solo ha hecho que persista en el mundo del trabajo, sino que también ha hecho que se extienda por todas las industrias y en la mente de las personas. Si bien requiere cierto grado de aceptación de parte de tus colegas para que funcione en equipos, la simpleza del PHVA hace que sea fácil incorporarlo a tu cultura organizacional y a tus procesos generales.

Si bien la aplicación de algunos enfoques de gestión y resolución de problemas puede requerir de mucho tiempo y recursos, la adaptabilidad del PHVA hace que se pueda aplicar en la gran mayoría de los casos. Si deseas mejorar constantemente tus procesos de trabajo o los de tu equipo, el PHVA es una buena opción. Sin embargo, el enfoque metódico e incremental del PHVA implica que los cambios suceden gradualmente. Por lo tanto, podría no ser adecuado si tu organización tiene una emergencia o un problema urgente con un proceso. De la misma manera, si deseas ver cambios rápidos en el rendimiento y los resultados, el PHVA podría no ser lo que buscas. La fortaleza del PHVA está en su capacidad de identificar continuamente los problemas para luego refinar y encontrar los métodos óptimos. Es poco probable que solucione un problema o cambie el rendimiento después de una sola iteración.

Modelos y metodologías como: Modelo Kaizen

Kaizen viene de las palabras japonesas “Kai” y “Zen“, que hacen referencia a la acción del cambio y la mejora continua.

Es decir, la metodología kaizen trabaja para que el negocio sea mejor que ayer,  Esto se debe a que los continuos cambios tanto en tecnología como en los hábitos de los consumidores obligan a las empresas a adaptarse. Pero a una velocidad mayor de lo normal. Y cómo no, ofreciendo una mayor variedad de productos y servicios con un menor coste y tiempo de respuesta.

¿Cómo aplicar este modelo?

Todo parte del compromiso. Sin él, la metodología kaizen no podría aplicarse a la organización ni a ninguna de sus áreas. A rasgos generales la implementación del modelo surge de un planteamiento y la puesta en marcha de una hipótesis mediante un experimento que la valide. Y todo esto se resume en los siguientes pasos:

• Plan (Planear). Teniendo en cuenta la situación actual del negocio se debe partir desde un objetivo marcado. Analizar cuál es el problema y definir el plan de acción.

• Do (Hacer). Definir las acciones que desarrollarás en tu plan. Y, a continuación, deberás ponerlas en marcha.

• Check (Comprobar). Analizar los resultados obtenidos y contrastarlos con la información. Solo si se han obtenido los resultados que te marcaste podrás avanzar. De lo contrario, deberás volver al principio.

• Act (Actuar). En caso de que las acciones que marcaste logren cumplir con los objetivos, es necesario proceder a estandarizarlas para fijarlas en los procesos. Como un proceso de mejora continua. Cada una de las acciones la podrás utilizar para pensar cómo mejorar la siguiente vez.